Temos observado já há algum tempo muitas pessoas em busca de formulário para preenchimento do PPP, algumas com solicitações do tipo "estou precisando de um formulário para preencher uns PPPs aqui na empresa" e outros "só quero um formulário para preencher". Com base nesses tipos de questionamentos julguei necessário mostrar a importância e principalmente a diferença que existe entre preencher um formulário e gerenciar informações através de um sistema criado especificamente para este fim.
Formulário:
Para aqueles que preferem apenas preencher formulários, usando o Word ou OpenOffice por exemplo, existirão sempre muitas limitações neste tipo de solução. Muitos optam por fazerem dessa forma por pura falta de opções, visto que qualquer um pode criar um documento e formatá-lo para ficar como um PPP, porém isso implica em limitar o grau de controle das pessoas que precisam lidar com esses dados, principalmente na hora em que o documento precisa ser impresso e os "docs" não estão devidamente atualizados. Este tipo de solução será relativamente eficiente somente para empresas com poucos funcionários, com um mínimo de rotatividade, pouca variação nas atividades de exercidas por cada um e quase nenhuma variação nos fatores de risco. Porém, ainda assim, o processo de atualização dessas informações se torna pouco prático e repetitivo, pois certas informações precisarão ser digitadas, formatadas e alinhadas individualmente em cada documento.
Utilizar formulários avulsos para controlar PPPs é apenas um quebra-galho para algumas poucas situações que não devem jamais serem consideradas como solução definitiva para qualquer empresa.
Aplicativo:
Com a utilização de um sistema desenhado especificamente para lidar com as informações necessárias aos controles exigidos pelo PPP e a legislação que o regulamenta, a manutenção e atualização desses dados se torna muito fácil e objetiva. O formulário gerado por este tipo de aplicativo é apenas consequencia de um controle bem feito e organizado. Através de um sistema que mantenha todas as informações de seus funcionários de maneira organizada e permita atualização de qualquer uma delas de maneira simples, já será infinitamente mais simples para controlar e gerenciar os dados quando comparado a diversos DOCs separados e sem qualquer ligação entre eles.
Com um bom sistema de gerenciamento, pode-se sempre que necessário localizar e atualizar dados de qualquer funcionário; é possível manter informações históricas pois nada precisa ser excluído; pode-se obter relatórios que auxiliam nos controles da empresa; se os dados estiverem atualizados, pode-se obter um PPP impresso e pronto para homologação em poucos segundos.
Exemplificando: numa empresa com 50 funcionários, o contrato do responsável pelo gerenciamento dos fatores de risco se encerrou, seja ele um técnico de segurança do trabalho ou um engenheiro, e um novo responsável foi contratado; houveram 5 admissões e 3 demissões no mês atual, ou seja, 3 PPP precisam ser impressos; um funcionário teve acidente de trabalho e foi feita uma CAT para ele; um novo equipamento foi adquirido pela empresa e todos os 20 funcionários daquele setor passaram a estar expostos a novos níveis de ruido no ambiente de trabalho e novos equipamentos de proteção individual foram necessários.
Neste cenário fictício percebe-se várias mudanças que precisam estar devidamente registradas no PPP. Com um bom aplicativo de controle, item-a-item, passo-a-passo, resolve-se todos os casos acima em muito pouco tempo à medida que eles ocorrem. Quando surgir a necessidade de emitir algum PPP, basta entrar no aplicativo e solicitar a impressão, pois tudo estará devidamente registrado e atualizado.
Se fossem documentos de word separados, tudo teria de ser registrado e repetido individualmente em cada documento, o que daria um grande trabalho de atualização, como por exemplo informar o desligamento do responsável pelos fatores de risco e incluir o novo, ou na pior hipótese nada seria atualizado, somente os dados dos 3 funcionários demitidos seriam atualizados e os demais ficariam desatualizados aguardando uma futura necessidade de impressão do formulário. Futuramente, quando algum funcionário fosse demitido tais informações precisariam ser localizadas e o formulário dele precisaria ser todo ajustado, com grandes possibilidades de esquecimento de alguma informação, gerando re-trabalho ou envio de informações incorretas à Previdência.
Conforme a quantidade de funcionários aumenta ou as ocorrências de alteração aumentam, se torna muito provável de que os dados controlados por meros formulários se tornem totalmente desatualizadas e inúteis, sem contar o fato de que não haverá tempo hábil de se fornecer informações corretas nos casos de uma fiscalização.
Conclusão:
Assim como hoje em dia não há como uma empresa gerenciar sua folha de pagamento sem um sistema específico para isso, também não é viável controlar informações de PPP sem um bom programa, aplicativo ou sistema criado especificamente para esta finalidade.
No mercado hoje existem controles de PPP que estão incorporados em grandes sistemas de ERP, sendo esta uma solução viável somente para empresas de maior porte, mas felizmente também existem alguns poucos aplicativos capazes de gerenciar de modo bastante eficiente os controles de PPP para a grande maioria das empresas brasileiras. Destacamos o PPP da SSS Informática hoje como a ferramenta ideal no que se refere a custo-benefício, pois é totalmente viável para qualquer empresa em termos de custo, seja ela grande ou pequena, e os benefícios obtidos são comparáveis, senão superiores, aos resultados obtidos pelos sistemas maiores.
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Petrópolis, 09/06/2009
Adriano Ferreira, diretor técnico da SSS Informática Ltda.
